Soft Systems Methodology (SSM) - Root Cause Analysis Tool

Soft systems methodology (SSM) merupakan sebuah pendekatan untuk memecahkan situasi masalah kompleks yang tidak terstruktur berdasarkan analisis holistic dan berpikir system. SSM juga merupakan sebuah metodologi partisipatori yang dapat membantu para stakeholders yang berbeda untuk mengerti perspektif masing-masing stakeholders. Fokus SSM adalah untuk menciptakan system aktivitas dan hubungan manusia dalam sebuah organisasi atau grup dalam rangka mencapai tujuan bersama.

Berpikir system merupakan suatu bidang transdisiplin yang muncul sebagai respon terhadap keterbatasan dari pendekatan teknikal dalam proses reduksi untuk memecahkan masalah. SSM dibangun selama tahun 1980an oleh organisasi/lembaga yang menyadari bahwa pendekatan mekanikal secara top downdalam mengorganisasi manajemen tidak bekerja secara cepat untuk mengubah lingkungan sekitarnya. SSM digunakan untuk memfasilitasi proses perubahan di banyak sektor swasta dan organisasi publik.

Dasar SSM berangkat dari pemikiran bahwa jika partisipasi seseorang dalam suatu proses menemukan situasi masalah serta cara untuk memperbaikinya, maka orang tersebut akan lebih suka untuk mengerti perbaikan yang diharapkan, merasa memiliki permasalahan tersebut, dan berkomitman untuk merubahnya.

SSM adalah sebuah metodologi yang cocok untuk membantu suatu organisasi dalam menjelaskan tujuan mereka dan kemudian merancang sistem aktivitas manusiauntuk mencapai tujuan tersebut.

Metodologi SSM didasarkan pada 7 tahapan proses yang dimulai dari pengklarifikasian situasi masalah yang tidak terstruktur melalui perancangan system aktivitas manusia yang diharapkan membantu memperbaiki situasi Model konseptual ini kemudian dibandingkan dengan situasi masalah dalam rangka mengidentifikasi perubahan yang layak.

Tahap 1 & 2 Find out (menemukan)

Menggunakan rich picture dan metode/teknik penstrukturan masalah dalam mencari situasi masalah.

Tahap 3 Formulate Root Definition of Relevant System (memformulasi Root Definition dari Sistem Relevan)

Mengidentifikasi stakeholders yang terlibat, transformasi, Weltanschaungg (cara pandang), dan lingkungan untuk kemudian membangun definisi sistem aktivitas manusia yang dibutuhkan untuk memperbaiki situasi masalah.

Tahap 4 Build conceptual models (membangun model konseptual)

Berdasarkan Root Fefinition untuk setiap elemen yang didefinisikan, maka kemudian membangun model konseptual yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan ideal.

Tahap 5 Compare models and reality (membandingkan model dengan realitas)

Membandingkan model sistem konseptual yang dibuat dengan apa yang terjadi di dunia nyata (real world).

Tahap 6 Define feasible and desirable change (menetapkan perubahan yang layak)

Membuat debat public dalam rangka mengidentifikasi perubahan yang layak tersebut.

Tahap 7 Take action (melakukan tindakan)

Membangun rencana aksi untuk memperbaiki situasi masalah.